Kentika è provvisto di numerosi automatismi che permettono un inserimento il più rapido possibile:

• mantiene informazioni da un record all'altro;
• permette l'inserimento a partire da un record modello;
• alimenta automaticamente gli archivi autori, referenze, thesauro;
• ha indici e archivi collegati in linea (accesso in consultazione, in inserimento o in correzione agli archivi: autori, referenze, campi configurabili, tesauro).

• numerazione automatica della collocazione a partire da una radice comune;
• attribuzione automatica di un numero del documento;
• nel titolo: soppressione degli a capo superflui, soppressione dei doppi spazi, controllo dei doppi;
• editori e periodici: verifica automatica dell'esistenza di una voce ed eventuale creazione automatica della voce stessa; possibilità di inserire solo i primi caratteri e gestione dei rimandi;
• ISBN/ISSN: inserimento automatico con lettura ottica;
• aggiornamento automatico delle date di indicizzazione e di correzione;
• indicizzazione di ogni parola significativa del titolo e delle note (tranne i termini di stop list);
• importazione di testi (anche provenienti da OCR) direttamente nei campi delle note;
• analisi dei campi nota e titolo, per l'estrazione di termini che figurano nel tesauro (compresi i plurali e i sinonimi);
• autori: accettazione a partire dall'inserimento in diversi formati: cognome nome, nome esteso, ecc. Possibilità di inserire solo i primi caratteri e di validare su authority file, con gestione delle forme non accettate.

• modificare il tipo di documento;
• modificare elementi inseriti nei campi configurabili (ad es. nel campo configurabile "Paese" trovare il valore "RFT" e cambiarlo con "Germania");