Kentika propone un’interfaccia con la posta elettronica in standard SMTP. Quest’ultimo permette un accesso a Internet, come la maggior parte degli strumenti, interni.
La posta elettronica di Kentika può essere usata per:

• trattare la Diffusione Selettiva dell’Informazione - SDI (aggiungendo eventualmente attachment collegati ai record)
• inviare solleciti alle persone che ritardano nella riconsegna di un prestito
• avvisare sulla disponibilità di un documento prenotato
• avvisare sulla disponibilità di un documento ordinato
• inviare ogni tipo di messaggi a una persona o a un gruppo di persone

Sincronizzazione basi
Il modulo di sincronizzazione permette di automatizzare gli scambi tra le basi documentarie Kentika.
Quando diverse postazioni devono lavorare insieme sulle stesse basi (o semplicemente scambiare informazioni), senza che possano essere stabilite connessioni permanenti, il modulo di sincronizzazione permette di risolvere il problema, automatizzando le procedure di scambio tra i siti Kentika.
In particolare ciò si rivela utile per l'aggiornamento e l'allineamento di cataloghi collettivi alimentati da basi dati distinte.
In questo modulo è possibile applicare dei filtri:

• a livello dei documenti per non far migrare, ad esempio, documenti riservati
• a livello dei dati per non far migrare informazioni specifiche di ciascun centro

La sincronizzazione della basi dati può essere anche utilizzata per lavori di indicizzazione, come nel caso dello spoglio di riviste. Se tre siti sono abbonati alle stesse riviste e lo spoglio é di interesse comune, é possibile ripartirsi il compito e scambiare in seguito le notizie prodotte. Si applicherà in questo caso un filtraggio a livello di export, corrispondente alle sole riviste che si ha il compito di spogliare.

La predisposizione del meccanismo della sincronizzazione si effettua in maniera centralizzata da parte dell'amministratore, tramite modalità precise.
Si dovranno definire:

• i siti che dovranno scambiare dati
• i filtri delle operazioni (quali archivi, quali documenti)
• le modalità di importazione (quali le schede accettate, le regole per le duplicazioni, e le fusioni)
• le configurazioni incrociate (esempio: un documento del tipo X nel sito A, diventa un documento del tipo Y nel sito B)
• i criteri (sito di partenza, sito d'arrivo, frequenza: regolabile fino ad 1/4 d'ora la settimana).

CONNESSIONE A BASI ESTERNE

Tra le tecnologie possibili per acquisire informazioni, alcune sono state introdotte in Kentika, altre sono in fase di implementazione. Queste sono state concepite per permettere un'interrogazione che proponga una struttura d'indicizzazione chiara e fornisca dei risultati formattati in modo tale da essere sfruttati da un software. Per le basi che sono state concepite per essere interrogate solo da un utente (e non da un software), bisogna trovare un sistema per rapportare i risultati forniti dall'interrogazione con quelli definiti nell'applicazione.

RSS:
elenco di informazioni, non c'è possibilità di ricerca dall'origine dei dati, il risultato è fornito sotto forma di file XML che risponde ad una struttura ben definita. La sua semplicità ed la sua genericità sono, probabilmente, le ragioni principali del suo successo. Il protocollo permette tuttavia di effettuare delle ricerche dentro ad uno o più files. Esistono degli elenchi di files RSS.

Z39.50:
protocollo faro di interrogazione di banche dati bibliografiche. Gli indici di ricerca fanno parte di un insieme chiamato "bib-1". Una base può proporre solamente una parte di questo insieme. I risultati sono forniti in formato Marc (Unimarc USMarc ; Intermarc...). Il protocollo Z39.50 è oggetto di un'abbondante documentazione di cui non è opportuno parlare in questa breve descrizione. Esiste un numero importante di basi accessibili in Z39.50 su Internet, il catalogo Indexdata ne fornisce un elenco alfabetico.
Se desiderate connettervi alle banche dati bibliografiche che utilizzano il protocollo Z3950, è necessario installare innanzitutto il software VBZoom sul vostro computer. Questa software utilizza Visual Basic (che deve essere installato sul vostro computer), è accessibile solamente su Windows.
Per interrogare una base con questo protocollo bisogna disporre di un cliente Z39.50.

SRW:
protocollo generato direttamente dall'esperienza Z39.50 ma utilizzando servizi Web (o degli URL per l'SRU). Gli indici di ricerca si ricollegano a degli insiemi coerenti (context sets), i risultati sono forniti in un formato che il client deve personalizzare tra gli schemi proposti dal server.

SOAP o "Web service":
l'obiettivo di questo protocollo è quello di permettere a due software di dialogare tra essi utilizzando una modalità conversazionale molto vicina a quella di un browser e di un sito web. Una richiesta è espressa sotto forma di dati XML ed il risultato è fornito dal server sempre in XML. La modalità di inviare una richiesta così come il risultato restituito dipendono unicamente dal server e non fanno ricorso a indici o campi pre-definiti (come nel caso dello Z39.50).
L'utilizzazione di "Web services" è destinata a svilupparsi in modo molto importante perché sono alla base della "Service-Oriented Architecture" (SOA).
(Nell'ambito dell'informatica, con la locuzione inglese di Service-Oriented Architecture (SOA) si indica generalmente un'architettura software atta a supportare l'uso di servizi Web per garantire l'interoperabilità tra diversi sistemi così da consentire l'utilizzo delle singole applicazioni come componenti del processo di business e soddisfare le richieste degli utenti in modo integrato e trasparente) [da Wikipedia].

HTTP:
è il più diffuso poiché è il protocollo del web. Non essendo stato concepito per fare conversare due software tra loro (un browser ed un sito web), può rivelarsi difficile riprodurre le operazioni effettuate da un utente, addirittura by-passare le protezioni utilizzate dai server per evitare di essere "intasati" dai robots. Come per il "SOAP", non ci sono indici né campi pre-definiti.