L'utilizzo finale di un documento elettronico é determinante nella scelta della tecnologia da utilizzare. Bisogna tenere conto di alcuni elementi, come la modalità d'accesso al documento che può essere effettuata con:

• consultazione in loco;
• accesso via server (rete locale, Intranet, Internet).

Dall'uso dello scanner all'archiviazione dei record con indicizzazione a testo integrale; tutte queste operazioni sono possibili con Kentika.

Gli scanner con interfaccia Twain possono essere utilizzati direttamente da Kentika. I documenti in bianco e nero sono registrati in formato TIFF con compressione gruppo 4; i documenti in colore nel formato JPEG. I documenti testuali possono essere trattati in formato PDF.

L'archiviazione é trattata in modalità client/server (nel caso di un'architettura a più utenze). Man mano che aumenta la quantità dei record, i file possono essere riversati in un CD-Rom. I record immagini possono essere archiviati impostando automaticamente criteri diversi di compressione (ridotta, bassa risoluzione, alta risoluzione).

La consultazione di un documento può essere effettuata sia dall'applicazione d'origine sia da un visualizzatore universale (come ACDSee 32, Acrobat, Key-View, ecc.). Nel caso di una soluzione con server Web, i documenti archiviati possono essere inviati sul browser dell'utente

Un esempio di record con testo e immagini

Dopo la digitalizzazione é possibile effettuare un trattamento di riconoscimento ottico (OCR) dei caratteri. Il vantaggio dell’OCR nel caso di Acrobat é che tutte le parole non riconosciute in base a un dizionario vengono conservate nel formato Bitmap (immagine), assicurando così una completa fedeltà in rapporto al documento cartaceo.
Tali dati saranno poi ricercabili da Kentika.

Una base documentaria così costituita può essere resa immediatamente accessibile a tutti gli utenti grazie a un server Web. Kentika permette un'identificazione rapida dei documenti pertinenti; la disponibilità in formato PDF permette una visualizzazione rapida nella finestra del browser.

Fotografie o grafici sono disponibili anche in versione WebPreview. Kentika permette di costituire una base di immagini in grado di utilizzare riduzioni automatiche dell’immagine stessa. Queste ultime sono in seguito visualizzate sotto forma di riduzioni (thumbnail), alle quali é possibile aggiungere didascalie.

L'architettura aperta di Kentika permette di integrare più strumenti, al fine di estendere la possibilità di acquisizione o di visualizzazione di un documento.

Una banca di immagini costituita con Kentika può essere diffusa su CD-Rom.

Un esempio di preview di immagini