La gestione dei periodici (ricezione fascicoli, circolazione delle riviste, reclami) può costituire una parte non trascurabile dell'attività del centro di documentazione o della biblioteca. Kentika si fa carico di una buona parte di questo fastidioso lavoro permettendo di automatizzare queste procedure.

Più di 20 campi sono a disposizione per registrare gli abbonamenti:

• informazioni generali sulle riviste (titolo, ISSN, note, distributore, descrittori, paese d'origine, prezzo)
• liste di circolazione (cognome e identificativo delle persone). Possono essere definiti vari tipi di liste di circolazione: circolazione del fascicolo, del sommario:
• caratteristiche dell'abbonamento (periodicità, numeri dell'abbonato e dell'abbonamento)
• capitoli di spesa
• periodo di abbonamento
• data di fatturazione e di pagamento
• prezzo in Euro o in valuta straniera, IVA, gratuità
• stato della collezione

Le operazioni di gestione fascicoli si riducono ad una sola maschera, con una procedura che consta di poche operazioni:

• ricerca della rivista
• selezione del numero ricevuto, o lettura del codice a barre della rivista
• registrazione del fascicolo

Il trattamento dei reclami è automatizzato, con personalizzazione dei messaggi di accompagnamento per i reclami sui numeri mancanti o per il rinnovo degli abbonamenti.

Kentika tiene conto complessivamente delle procedure interne di gestione degli ordini, qualunque sia la loro complessità.

Kentika propone una serie di tappe che permettono di trattare sia i casi semplici (inserimento di una richiesta e stampa diretta di un buono d'ordine), sia i casi più complessi.

Tre fasi possibili:

• richiesta d'offerta: conferma del prezzo presso il fornitore
• richiesta d'ordine: con il consenso del settore finanziario
• buono d'ordine
• inserimento ordini

Si prosegue con:

• registrazione degli arrivi
• selezione dei relativi buoni d'ordine
• indicazione delle quantità ricevute, del prezzo fatturato all'arrivo e delle spese supplementari (esempio: spese di trasporto)

Le notizie dei nuovi documenti (titolo, autore, editore, ISBN, collezione) possono essere scaricate automaticamente nel catalogo.

La schermata per l’avvio di un ordine

Le stampe prevedono:

• riepilogativo degli arrivi (data, n. dell'ordine e della ricezione, lista dei documenti ricevuti e dei loro destinatari, costo)
• stampa automatica di lettera o di E-mail di avvertimento al destinatario della avvenuta ricezione
• stampa di lettera di reclamo ai fornitori in caso di ritardo nella ricezione; scelta del termine in rapporto alla data dell'ordine

Se centralizzate gli abbonamenti di diverse unità di servizio, Kentika vi offre la possibilità di realizzare un controllo di bilancio per ufficio pagante, attribuendo a ciascuno di essi un budget iniziale e imputando a bilancio la loro quota di spesa per l'abbonamento a ciascuna rivista. Nel corso dell'anno, si puo' conoscere in ogni momento l'ammontare delle quote impegnate e il saldo in rapporto al budget iniziale.

Tre tipi di stato permettono un esame del bilancio:

• il riepilogo dettagliato: per servizio di pagamento, su un dato periodo, con il riferimento per ogni opera ordinata e il suo costo
• la situazione del budget dà, per ciascun servizio e su un periodo scelto, il budget attribuito, le spese sostenute e il saldo disponibile, sotto forma di tabulato riepilogativo
• il riepilogo sintetico del budget , su un periodo dato; l'ammontare finanziario (netto o lordo IVA) corrispondente a ogni stadio del processo dell'ordine: richiesta d'offerta, invio dell'ordine, ordine in attesa di ricezione.